Att leda och främja samtal

Ett gruppsamtal blir riktigt bra först när alla vågar ta plats och säga sin mening. Det räcker inte med att tre starka individer sitter och är överens, hur kloka de än är – alla i gruppen behöver delta. Om alla är med och kommer överens om hur ni ska ha det på arbetsplatsen, skapas ett mycket bättre utgångsläge för att alla ska anstränga sig och bidra till gemensamma förbättringar.

Att vara väl förberedd

Att leda ett samtal är en utmaning. Du behöver lyssna, samtidigt som du behåller fokus på syfte och mål. Förbered dig genom att svara på de här fem frågorna. Se dem som ett stöd som du vid behov kan återkomma till. Mejla dem gärna till dig själv och ta med dem när du träffar gruppen.

5 frågor
Varför är vi här?
Varför gör vi det här tillsammans?
Vad händer sen?
Varför pratar vi om det här?
Vad ska det leda till?
Vill du skicka dina svar?
Diskussion eller dialog?

Vad är skillnaden på diskussion och dialog? Här får du några definitioner och reflektionsfrågor som kan vara bra att ta med sig inför samtalet med gruppen.

Definition
Diskussion

En diskussion är ett samtal där man själv tycker sig sitta inne med sanningen. Det gör att man struntar i andras perspektiv och samtalet blir sällan särskilt givande – vi kan hamna i låsta positioner redan från början.

Vad tycker du är viktigast i ett samtal?

För att skapa dialog med varandra och inte fastna i diskussioner är det viktigt att vi själva är medvetna om hur vi ser på samtalet

Dialog

En dialog är ett samtal där vi tillsammans tänker igenom saker och lär av varandra, i syfte att hitta nya lösningar som fungerar för alla.

Vad tycker du är viktigast i ett samtal?

Ska en dialog ge resultat måste målet vara tydligt. Att försöka lära sig något är ett bra mål att komma ihåg nästa gång du får chansen att bidra till en dialog.

Övning
eller
Dra rätt påstående till respektive sida
Diskussion
Dialog
Jag vill tillfredsställa mitt ego
Jag behöver övertyga alla andra
Styrkan finns i varandras resonemang och perspektiv
Jag vet både vad jag tycker och vad som är rätt
Nyfikenhet för att upptäcka nya saker och höra andras åsikter
Vi ställer frågor och öppnar upp för varandras synpunkter
Det handlar om att förstå varandra
I slutändan handlar det om att vinna

Att under ett samtal tänka bort jaget till förmån för det gemensamma är en central framgångsfaktor för att nå längre än att bara utbyta åsikter. I dialogen skapas förutsättningar för att hitta varaktiga lösningar.

Samtalet

I en bra dialog lyssnar vi och ökar därför förståelsen för varandras åsikter. Vi visar respekt och ödmjukhet genom att vara lyhörda och närvarande i mötet.

Samtalet
Vad tycker du är mest centralt i ett samtal?

Om någon har ett förslag är det viktigt att det får utrymme. Även det bästa förslaget kan förbättras genom att alla bidrar med sina kunskaper och erfarenheter. I dialogen är det viktigt att inte för snabbt värdera förslagen, utan utforska alternativa lösningar.

Vad utmärker ett bra samtalsklimat för dig?

Svarsalternativen står inte i motsats till varandra. Det som är viktigt är att alla känner att de kan föra fram sina synpunkter. Fundera vidare på hur du både bidra och främja ett bra samtalsklimat i din grupp.

Att se hela gruppen

Alla grupper är olika och för att ni ska komma överens om något alla står bakom och jobbar för att uppnå behöver du ta hänsyn till olika aspekter. Svara på frågorna och reflektera över hur du och de i din grupp kommunicerar.

  • Vad präglar ditt sätt att kommunicera i grupper?
    Jag ställer mycket frågor
    Jag är öppen och pratar mycket
    Jag säger oftast inte så mycket i grupper
    Jag har lätt att formulera mina åsikter

    Inom samtalsmetodik nämns ofta dessa fyra kommunikationssätt och de flesta av oss kan relatera mer till något av dem. Verkligheten är så klart mer komplex men indelningen kan ändå vara till hjälp för att förstå hur du och andra kommunicerar i grupp. Det kan också ge en indikation för hur och vad du behöver ta hänsyn till när du möter och leder samtal med grupper som består av personer med ditt så väl som andra sätt att kommunicera.

  • Vilken kommunikationsstil tycker du att du funkar bäst med?
    De som är tycker och pratar mycket
    De som har lätt att formulera sina åsikter
    De som ställer mycket frågor
    De som oftast inte säger så mycket

    Beroende på hur du kommunicerar tycker du antagligen att det är lättare eller svårare att kommunicera med andra kommunikationstyper. Genom att lära dig mer om dem skapar du goda förutsättningar för att främja att olikheterna blir en styrka i det gemensamma samtalet.

  • Vilket sätt att kommunicera är mest utpräglat i gruppen?
    De som är tycker och pratar mycket
    De som har lätt att formulera sina åsikter
    De som ställer mycket frågor
    De som oftast inte säger så mycket

    Alla fyra typer har sina för- och nackdelar. Det är bra att tycka till och prata mycket, eftersom både åsikter och information sprids. Ifrågasätt gärna det som kommer upp. Är det fakta eller ”bara” åsikter?

    Att medarbetarna ställer frågor och vill veta mer gör att du tvingas motivera dina åsikter och beslut. Ett bra sätt att komma vidare är att ställa motfrågor – det gör ofta samtalet mer konstruktivt och specifikt.

    Om någon inte säger så mycket kan det tyda på att hen är en god lyssnare som tänker efter noga. Fokusera på att få gruppen att känna sig trygg tillsammans, och var noga med att fråga efter allas input.

    Grupper som präglas av öppenhet är ofta bra på att få alla att känna sig trygga och våga ta plats. Använd den styrkan genom att ifrågasätta och utmana varandras åsikter så nyanseras och fördjupas samtalet.

Att hålla sig till ämnet

Samtal är av naturen dynamiska och kan lätt sticka iväg åt olika håll. Din uppgift är att se till att ni får ut det ni behöver av gruppsamtalet. Ett av dina verktyg för att uppnå det är att ställa relevanta frågor.

Använd frågor för att:

Hålla er till ämnet

  • Vad ska vi göra mer av?
  • Vad ska vi göra mindre av?

Nyansera eller konkretisera

  • Vad menar du när du säger…?
  • Uppfattar jag det rätt att…?
  • Kan du ge mig ett exempel på…?

Säkerställ en gemensam bild

  • Vad har vi beslutat, enligt din uppfattning?
  • Kan du göra en sammanfattning av det vi just gått igenom?
  • Delar alla den här uppfattningen?